“재택근무 생산성을 높이는 7가지 효과적인 커뮤니케이션 방법”
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팀원들의 생산성을 극대화하기 위해 적용할 수 있는 방법들
전원 WFH(재택근무)로 전환한 후로 소규모 비즈니스들은 전에 없던 어려움을 겪게 되었습니다. 비즈니스들이 스마트한 마케팅 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원하는 소셜 인텔리전스 플랫폼인 Trufan에서는 재택근무 중인 팀원들이 사무실에서 일하는 것만큼 생산성을 낼 수 있도록 지원할 새롭고 효과적인 방법들을 실험했습니다.
비디오 모임을 적극 활용해 모든 팀원이 동일한 정보를 숙지
팀원들이 WFH로 전환한 후부터 프로젝트의 최신 상태 확인, 공동 작업 등을 위해 사무실에서 일할 때보다 더 많은 모임을 진행했습니다. 이처럼 늘어난 영상 통화는 팀원들이 모두 동일한 정보를 숙지하는 데 있어 매우 중요하지만, 모든 사람이 모든 모임에 참석할 수 있는 것은 아니었습니다. 아이들 홈스쿨링 등 집안일이 늘어난 팀원들뿐 아니라 같은 공간에서 작업하는 룸메이트 및 배우자들과 통화 일정이 겹치는 팀원도 있었습니다. 결과적으로 모든 사람이 참석할 수 있고 바쁜 일정에 맞출 수 있는 시간을 찾아내기가 어려웠습니다.
저희는 이에 대한 대책으로 모임을 기록하기 시작했습니다. 모임에 참석하지 못했거나 모임이 길어지면서 중간에 나가야 했던 팀원은 언제든지 시간이 날 때 모임 기록을 시청하면 됩니다. 기록된 모임을 시청함으로써 중요한 정보를 놓치지 않고 빠르게 관련 내용을 숙지할 수 있었습니다. 기록된 모임 내용을 키워드로 검색하여 특정 단어가 언급된 정확한 시간을 찾을 수도 있습니다. 검색 기능 덕분에 필요한 정보를 더 빨리 찾을 수 있었죠. 이 기능을 사용하여 통화에서 특정 프로젝트나 제품이 언급된 시간을 찾아서 해당 부분만 돌려 볼 수 있었습니다.
클라우드 기반의 공동 작업으로 효율적인 의사 결정과 업무 진행
Trufan에서는 공동 작업이 활발하게 이루어집니다. 웹 사이트 카피를 변경하거나 콘텐츠 일정을 업데이트하는 등, 여러 부서와 관계자들이 의견이 필요한 프로젝트를 자주 진행합니다. 전에는 회의실에서 이러한 일들을 조율하곤 했는데, WFH로 전환한 후로는 클라우드에 저장된 문서를 통해 거의 모든 공동 작업을 진행하고 있습니다. 이렇게 하면 모든 사람이 같은 문서를 보고 실시간으로 편집하여 팀원들의 의견을 능률적으로 관리할 수 있습니다. 하나의 중앙화된 위치에서 작업함으로써 여러 전자 메일을 살펴보며 프로젝트의 최신 버전을 찾거나 최신 피드백이 반영되지 않은 오래된 버전으로 작업하는 데 낭비되는 시간이 줄어들었습니다.
클라우드를 통한 공동 작업은 특히 마케팅 분야에서 큰 효과가 있었습니다. 최근에는 콘텐츠 마케팅 업무 방식을 전환하여 클라우드 기반 콘텐츠 일정을 마련했습니다. 일정에 콘텐츠를 추가할 때 저와 담당자가 같은 문서에서 동시에 실시간으로 편집을 진행할 수 있습니다. 마케팅 매니저가 소셜 미디어에 콘텐츠를 언제 게시할지를 알고 콘텐츠 제작자들이 시간에 맞춰 자산을 만들 수 있도록 담당자를 태그할 수도 있습니다. 새로운 전략에서는 가변적인 요소가 무척 많기 때문에 한곳으로 커뮤니케이션을 중앙화하고 여기에서 작업함으로써 시간을 절약하고 마케팅 계획을 체계적으로 구성할 수 있습니다.
시간 차단과 자기모니터링으로 업무와 휴식의 균형 유지
하루 동안 팀원들과 커뮤니케이션을 유지하는 것이 꼭 필요하지만, 직접 실무를 처리할 시간을 확보하는 것도 중요합니다. 새로운 WFH 환경에서는 책임과 업무량은 늘어난 반면 이 모든 일을 처리할 시간은 줄어들었죠. 저희는 업무가 계속해서 쌓이지 않도록 하기 위해 시간 차단 기능을 활용하고 있습니다. 일정에서 “모임”을 예약하여 반드시 시간을 지켜야 하는 업무에 집중하는 것이죠. 계속해서 업무 흐름을 유지하고 집중할 수 있도록 매번 최소 1시간을 차단하는 것이 좋습니다.
저 같은 경우는 차단된 시간에 방해 요인을 최소화하기 위해 휴대폰을 다른 곳에 치워 두고 전자 메일을 확인하지 않습니다. 단기적으로 봤을 때는 30초씩 짧게 방해받는 것이 크게 느껴지지 않을 수 있어도 이러한 방해 요소는 빠르게 불어날 수 있습니다. 시간 차단 기능을 사용할 때는 쉬는 시간을 활용하는 것도 중요합니다. 일과 개인의 삶이 같은 장소에서 이루어질 때는 매일 온종일 일하게 되는 경우가 많은데요. 밖으로 나가서 신선한 공기를 마시며 산책을 하고, 진행 중인 업무를 곱씹어 보며 처리 중인 작업에 우선 순위를 부여할 수 있도록 일정을 따로 확보하시기 바랍니다.
자동화와 효율적인 업무 처리
저희는 재택근무로 전환한 시점에 소규모 비즈니스를 대상으로 하는 새로운 사업 영역을 출범시켰는데, 순식간에 신규 고객사 250개를 확보할 수 있었습니다. 이처럼 성공적인 출범으로 인해 업무량이 빠르게 증가하게 되었고, 수동으로 진행하는 작업들을 재평가하여 자동화가 가능한 대상을 가려내는 것이 매우 중요해졌습니다. 저희는 플랫폼에 가입한 신규 고객에게 연락을 취하고 이들을 온보딩하는 작업을 계속해서 수동으로 진행해 왔습니다. 바로 이 분야에서 자동화할 기회를 찾을 수 있었죠. 지금은 수백 개의 신규 고객사를 대상으로 수동으로 전자 메일을 발송하는 대신 플랫폼을 안내하는 가이드와 자주 묻는 질문이 포함된 환영 전자 메일이 자동으로 발송됩니다. 이 기능을 구현하는 데는 얼마간의 시간이 소요됐지만, 그 결과 온보딩만으로도 업무 효율성이 크게 향상되었습니다.
마무리
재택근무를 통해 생산성을 높이는 7가지 효과적인 커뮤니케이션 방법에 대해 알아보았습니다. 효율적인 비디오 모임, 클라우드 기반의 공동 작업, 시간 차단과 자기모니터링, 그리고 자동화와 효율적인 업무 처리를 통해 팀원들의 생산성을 극대화할 수 있습니다. 재택근무는 새로운 도전이 있지만, 적절한 방법과 도구를 활용하여 업무와 개인 생활의 균형을 유지하며 성공적으로 진행할 수 있습니다. 재택근무 생산성을 높이기 위한 이러한 방법들을 적용하여 더욱 효율적이고 만족스러운 근무 환경을 만들어 보세요.
